Как писать электронные письма

Хотите знать о казусах, которые могут смазать впечатление во время е-mail переписки?

Коль гореть, так уж гореть, сгорая
(С. Есенин)

Задавать вопросы по прочитанному тексту, по моему мнению, это один из основных пунктов при освоении навыка быстрого чтения. Задавая вопросы, читатель перерабатывает и лучше запоминает прочитанную информацию. Однако, мало просто придумать вопросы и самому ответить на них, важно написать эти вопросы автору текста и попытаться получить ответ.

Возможно, мне возразят, что авторы заняты и не будут отвечать на письма. Отвечу за себя - мне приятно получать практически любые отклики (не важно критические или хвалебные), поскольку вопросы и отклики читателей дают пищу для размышлений.

Мало кто знает из новичков, что, в таком простом деле, как написание писем и задавание простейших вопросов, возможны недоразумения. Я опишу самые распространенные, на мой взгляд, ошибки и досадные просчтеты.

Правильно обращайтесь к собеседнику

Обращайтесь к респонденту так, как он указывает в заголовке письма или в подписи. Например, в заголовке моего письма пишется "Serge Mikhailov <serge_mikhailov@mail.ru>" . Значит, и обращаться ко мне нужно по имени.

Совет: Я настоятельно рекомендую проверить Ваш заголовок письма и отформатировать имя либо фамилию, чтобы не возникало ни каких казусов. Если Вы хотите, чтобы к Вам обращались по имени-отчеству, так и укажите в подписи.

Если в заголовке написано "Странный и обязательный" (это реальная подпись человека, который пишет статьи о том, что к собесднику нужно обращаться по имени - отчеству), то ничего, кроме раздражения такой респондент не вызывает, потому что нужно либо запомнить, что его зовут Владимир Владимирович Ш., либо обращаться к нему как к "Странному" - что, согласитесь, нелепо.

Лирическое отступление:

в домобильное время я занимался адаптацией бухгалтерского программного обеспечения и давал в качестве контактного телефона домашний, на который отвечала моя супруга. Так вот, большие недоразумения вызывало то, что звонили клиентки, спрашивая Серёжу. К слову сказать, я, естественно, Серёжа, но только для своей жены и мамы. Для всех остальных я – Сергей. Уменьшительное обращение в публичных отношениях проявляет, на мой взгляд, неуважение к собеседнику.

Если между Вами установились отношения, в которых Вы обращаетесь к собеседнику по имени-отчеству, то в дальнейшей переписке обращение, типа "Николай Иванович, прошу извинить меня, если я неправильно запомнил Ваше имя-отчество", не допустимо. Не берите на себя повышенных обязательств.

Внимательно прочтите, как зовут человека. Ко мне иногда обращаются как к Сергею Михайловичу (вместо Сергея Михайлова)...., и сразу становится понятно, насколько я интересен собеседнику.

Я столько времени уделил эпистолярному значению подписи и тому, как обращаться к респонденту, потому что считаю это очень важным показателем заинтересованности в общении. И если обращение на «ты» в устной беседе как-то можно списать на плохую память, воспитание, образование, то обращение без имени в электронной переписке говорит либо об отсутствии культуры, невнимательности, либо о неуважении.

Перед отправкой прочитайте письмо чужими глазами.

Написав письмо, прочтите его чужими глазами и спросите себя, всё ли понятно тому, к кому Вы обращаетесь. Иногда я получаю письма, на которые невозможно ответить без наводящих вопросов.

Например, мне пишут такие короткие запросы: "Ваш сайт не работает.", "Не могу зайти на форум".

Поскольку у меня 24 доменных имени и несколько форумов, совет: старайтесь давать побольше информации. То, что понятно Вам, может быть непонятным собеседнику. Если Вы пишете автору статьи, то указывайте название статьи и место, где статья размещена.

Напомните о себе в первых строках письма.

Каждый раз, когда я пишу знакомому, с которым не поддерживал отношения долгое время, то в обязательном порядке напоминаю, при каких обстоятельствах мы познакомились. Например, я пишу так: "Привет, Иван, пишет тебе Сергей Михайлов. Мы делали проект ХYZ.... у меня возникли мысли по поводу...". То же самое следует и из этики телефонных разговоров. Фразы типа, "привет, ты узнал меня?" неприемлемы и свидетельствуют о низкой культуре общения.

Даже если Вы писали человеку вчера, то в обязательном порядке процитируйте часть переписки, которая может напомнить о взаимоотношениях. Ответ типа "Моя ставка 1000 рублей" некорректен. 1000 рублей – за что? за дизайн сайта, коррекцию текста в книге? или это почасовая ставка? Помните, что Ваш респондент, если ведёт множество проектов, может забыть Вас с того времени, когда писал Вам ответ, хотя во время переписки создается впечатление, что Вы – единственный, с кем он ведет переписку.

Отвечайте на письма в течении одного дня.

Один мой клиент работал с нефтяной корпорацией из США. У меня вызывало немалое удивление то, что на запрос любой сложности американцы отвечали за 1-2 дня, в то время как наша компания часто задерживала ответы, а изредка и забывала ответить на них. При этом стоит иметь в виду, что у российской фирмы штат был 100-200 человек, а у американцев – сотни тысяч.

Я себе поставил за правило отвечать на письма в течение 1-2х дней, иначе я просто забуду написать ответ.

Если Вы работаете фрилансером, то, при получении запроса на выполнение определенной работы, обязательно посылайте ответ о том, что Вы получили письмо и к какому сроку выполните задание или дайте развернутый ответ на письмо. Это должно стать для Вас правилом. Я, к примеру, иногда вспоминаю о контакте в момент, когда получаю отклик. В случае, когда фрилансер не отвечает в течение одного дня, я считаю, что он утратил интерес к заданию.

Схема письма.

Новички обычно пишут весь текст письма без разбивки на абзацы. Такие письма сложно пробежать глазами и понять, где закончилась одна мысль, а где началась вторая. Я бы рекомендовал почаще использовать строчные пробелы и посоветовал бы применять следующую структуру письма:

Выделяйте отдельный абзац под каждый раздел письма. Составляя текст письма, разбивайте его логические блоки абзацами.

Фрилансеровская специфика

В наше время можно найти любого специалиста через биржу фрилансеров. У меня вызывает немалое удивление факт, когда соискатель, у которого просишь указать ставку и опыт работы, не отвечая на вопросы, сообщает номер ICQ.

Часто запросов на выполнение определенного вида работ столь много, что реагировать на неполные письма просто нет времени.

Профессионалы в обязательном порядке перевыполнят план. Приведут примеры своих работ, укажут опыт и выполнят тестовый пример, даже если их об этом не просят. Прямо скажу, – приятно работать с такими людьми.

Ну, а теперь я перейду к самому главному - для чего все это нужно.

Задание


Разделы:Скорочтение - как читать быстрее | Java тренинги - тренинги для мобильных устройств | Проговаривание слов и увеличение скорости чтения | Угол зрения - возможность научиться читать зиг-загом | Концентрация внимания - отключение посторонних шумов Медикаментозные усилители - как повысить концентрирующую способность мозга | Запоминание - как читать, запоминать и не забывать | Тест скорочтения - проверить скорость | Курс скорочтения - Выжимки из теории. Самое необходимое из того, что необходимо тренировать | Статьи на тему самосовершенствования | Книги и программы для скачивания | Иностранный язык - тренировка иностранных языков | Развитие памяти | Набор текстов десятью пальцами | Медикаментозное улучшение мозгов | About